Akquisebrief für IT-Dienstleister: ein Beispiel für die Schweiz

Der Brief: ein KMU aus einem anderen Kanton#

Auslöser: Sitzverlegung, im SHAB veröffentlicht (Mutation HR02, Merkmal «Sitz»). Im Kanton Zürich meldeten in zwölf Monaten 4.3 % der Firmen mit einer Mutation einen Zuzug aus einem anderen Kanton, laut Handelsregister (SHAB), Auswertung Lettro. In der ganzen Deutschschweiz zählt Lettro in zwölf Monaten 9’039 Sitzverlegungen innerhalb eines Kantons. Aus einem anderen Kanton zugezogen sind im selben Zeitraum 6’545 Firmen. Behalten Sie die Firmen mit eigener Adresse: Eine Firma mit «c/o»-Adresse hat oft weder Räume noch Geräte zu betreuen.

Warum jeder Satz da steht#

• «die Verlegung wurde im ‹Monat› veröffentlicht»: Der Brief sagt, woher die Information kommt, ohne den Rest der Publikation abzuschreiben.
• «Stück für Stück»: Aufgaben, die die Geschäftsleitung wiedererkennt, ohne Fachwort und ohne Marke.
• «weit weg, wenn ein Bildschirm schwarz bleibt»: das Argument der Nähe, ohne den heutigen Dienstleister schlechtzumachen.
• «kann noch am selben Tag vorbeikommen»: Schreiben Sie nur die Frist, die Sie wirklich einhalten.
• Der schriftliche Bericht: Das behält der Interessent, auch wenn er nicht unterschreibt. Darum wirkt die Bestandesaufnahme glaubwürdig statt verkäuferisch.

Wann schreiben: Die Veröffentlichung fällt nicht auf den Umzugstag#

Das SHAB veröffentlicht die Sitzverlegung, wenn das Handelsregisteramt sie eingetragen hat. Der physische Umzug kann schon stattgefunden haben oder erst danach kommen. Schreiben Sie einen Brief, der in beiden Fällen passt: «Ihre neuen Räume», «nach dem Umzug», nie «Ihr Umzug nächste Woche». Und verschicken Sie ihn in den Wochen nach der Veröffentlichung: Später ist das neue Netzwerk schon installiert, von jemand anderem. Lettro fasst diese Zuzüge nach Kanton zusammen, etwa auf der Seite zu den Umzügen im Kanton Zürich.

Zwei weitere Auslöser für einen IT-Dienstleister#

Eine neue Zweigniederlassung#

Das SHAB veröffentlicht die Eintragung jeder Zweigniederlassung. Mit zwei Standorten gilt es, Netzwerke zu verbinden und Zugänge zu teilen.

Eine Fusion#

Eine Fusion wird im Handelsregister eingetragen und im SHAB veröffentlicht, oft zusammen mit einem Schuldenruf (Rubrik SR). Fusionen sind selten, und jede eröffnet eine Baustelle in der Informatik.

Was ein Kunde im IT-Outsourcing wert ist#

Laut internen Schätzungen von Lettro bringt die Betreuung eines KMU mit fünf Arbeitsplätzen CHF 3’000 bis 15’000 pro Jahr. Die Spanne hängt davon ab, was der Vertrag abdeckt: nur den Support, oder auch Hardware, Lizenzen und Datensicherung.

Zur Einordnung der Akquisekosten: Die amerikanische Agentur First Page Sage schätzt die durchschnittlichen Kosten, um einen B2B-Kunden in IT und Managed Services zu gewinnen, auf 454 Dollar (Januar 2026, ohne Briefe, Messen und E-Mail-Marketing). Mit den Annahmen, die Lettro zeigt, einstellbar und ohne Garantie (2 bis 4 % Antworten, ein amerikanischer Richtwert; ein Kunde auf vier Antworten), bringen 250 Briefe für CHF 700∗ im Schnitt 1.25 bis 2.5 neue Kunden, also CHF 280 bis 560 pro gewonnenem Kunden (Berechnung). Die beiden Zahlen werden nicht gleich gemessen: Vergleichen Sie sie nicht auf den Franken genau. Machen Sie Ihre eigene Rechnung mit dem Tool Akquisekosten und Kundenwert.

Die Fehler, die einen IT-Brief wie Phishing aussehen lassen#

Ein Firmenchef hat gelernt, Nachrichten über Informatik zu misstrauen. Ihr Brief muss diesen Filter passieren.

• Ein QR-Code zu einer Login- oder Download-Seite. Genau das verlangen Betrüger. Geben Sie Ihre Nummer an; wenn Sie einen Link hinzufügen, soll er auf eine einfache Vorstellungsseite führen.
• Mit Angst verkaufen. Cyberangriffe, Erpressungssoftware, alarmierende Zahlen: Der Ton gleicht den betrügerischen Nachrichten, die die Geschäftsleitung schon erhält.
• Fachjargon. MDM, EDR, SLA: Schreiben Sie «Ihre Arbeitsplätze», «Ihre Datensicherung», «Ihre E-Mails».
• Partnerlogos. Eine Reihe von Marken macht aus dem Brief einen Prospekt.
• «Null Ausfälle» versprechen. Das kann niemand. Versprechen Sie eine Reaktionszeit, die Sie einhalten.
• Ein nicht überprüfbarer Absender. Ihr Firmenname, Ihre Adresse und Ihre Nummer müssen existieren und zusammenpassen: Ein vorsichtiger Chef prüft, bevor er anruft.

Häufige Fragen#

An wen richtet man den Brief in einem KMU ohne IT-Abteilung?#

An die Geschäftsleitung, oder an die Person, die das Handelsregister als zeichnungsberechtigt nennt. In einem KMU mit wenigen Arbeitsplätzen wählt die Leitung den Dienstleister und unterschreibt den Vertrag.

Darf man nach dem Brief per E-Mail nachfassen?#

Nicht massenhaft und nicht automatisiert: Art. 3 Abs. 1 Bst. o UWG verlangt für Massenwerbung per Fernmeldetechnik eine vorherige Einwilligung. Einem Interessenten, der Ihnen geschrieben hat, per E-Mail zu antworten, bleibt möglich, ebenso ein persönlicher, nicht automatisierter Anruf, ausser seine Nummer trägt den Stern im Telefonverzeichnis (Bst. u). Die Einzelheiten: Kaltakquise per E-Mail in der Schweiz.

Was im Brief anbieten: ein Audit, eine Vorführung, einen Preis?#

Eine kostenlose Bestandesaufnahme, zeitlich begrenzt, mit schriftlichem Bericht. Ein Preis, bevor Sie die Installation gesehen haben, sagt nichts aus, und die Vorführung einer Software spricht keine Geschäftsleitung an, die einfach will, dass alles läuft.

Dieser Inhalt stellt keine Rechtsberatung dar.