Exemple de lettre de prospection pour une entreprise informatique (Suisse)
Une PME de cinq postes n'a pas de responsable informatique : c'est la direction qui choisit le prestataire, et elle y pense surtout quand quelque chose change. Le changement le plus net que publie le registre du commerce, c'est le transfert de siège. Vous trouverez ici une lettre complète pour ce moment, au format suisse, puis deux autres accroches, ce que vaut un client en infogérance et les erreurs qui font passer une lettre de prestataire IT pour une tentative d'hameçonnage. Les six autres métiers sont dans nos modèles de lettre de prospection.
Sommaire
- La lettre : une PME qui arrive d'un autre canton
- Pourquoi chaque phrase est là
- Quand écrire : la publication ne tombe pas le jour du déménagement
- Deux autres déclencheurs pour un prestataire IT
- Une succursale qui ouvre
- Une fusion
- Ce que vaut un client en infogérance
- Les erreurs qui font passer une lettre IT pour de l'hameçonnage
- Questions fréquentes
- À qui adresser la lettre dans une PME sans service informatique ?
- Peut-on relancer par e-mail après la lettre ?
- Que proposer dans la lettre : un audit, une démonstration, un prix ?
La lettre : une PME qui arrive d'un autre canton#
Déclencheur : transfert de siège publié dans la FOSC (mutation HR02, indicateur « siège »). Dans un échantillon de 300 mutations genevoises et vaudoises relevé par Lettro, 22 % touchaient le siège. Le comptage complet donne 4 417 transferts de siège à l'intérieur d'un canton romand sur 12 mois, et 1 307 arrivées depuis un autre canton. Gardez les sociétés qui ont une adresse propre : une société domiciliée « c/o » n'a souvent ni locaux ni parc à entretenir.
Lausanne, le ‹date›
Votre informatique après le déménagement
Madame, Monsieur,
‹raison sociale› SA a transféré son siège de Neuchâtel à Lausanne : la publication date de ‹mois›. Bienvenue dans le canton de Vaud.
Un siège se transfère en une décision ; l'informatique, elle, déménage pièce par pièce. Une ligne internet à commander à temps, un réseau à refaire dans des locaux inconnus, des postes à réinstaller, des sauvegardes à vérifier après le transport. Et le prestataire qui vous suivait à Neuchâtel est désormais loin quand un écran reste noir un lundi matin.
‹Votre société› installe et entretient l'informatique de PME lausannoises de ‹2 à 20› postes. Un technicien attitré connaît votre installation et peut passer dans la journée.
Je vous propose un état des lieux d'une heure dans vos nouveaux locaux, sans frais. Appelez-moi au ‹téléphone› pour fixer un moment. Vous recevrez ensuite un compte rendu écrit : ce qui fonctionne, ce qui est fragile, ce qui peut attendre.
Avec mes meilleures salutations,
‹Votre nom›
‹Votre nom› · ‹Fonction›, ‹Votre société›
P.S. Si votre prestataire actuel vous suit à Lausanne, gardez cette lettre : un second avis sert le jour d'une panne sérieuse.
Adresse issue du registre du commerce. Pour ne plus recevoir de courrier : lettro.ch/stop
Pourquoi chaque phrase est là#
- « la publication date de ‹mois› » : la lettre dit d'où vient l'information, sans recopier le reste de la publication.
- « pièce par pièce » : des tâches que la direction reconnaît, sans un mot technique ni une marque.
- « loin quand un écran reste noir » : l'argument de proximité, sans dénigrer le prestataire actuel.
- « peut passer dans la journée » : n'écrivez que le délai que vous tenez vraiment.
- Le compte rendu écrit : ce que le prospect garde même s'il ne signe pas. C'est ce qui rend l'état des lieux crédible plutôt que commercial.
Quand écrire : la publication ne tombe pas le jour du déménagement#
La FOSC publie le transfert quand l'office du registre l'a inscrit. Le déménagement physique peut avoir eu lieu avant, ou venir après. Écrivez une lettre qui marche dans les deux cas : « vos nouveaux locaux », « après le déménagement », jamais « votre déménagement de la semaine prochaine ». Et envoyez-la dans les semaines qui suivent la publication : plus tard, le nouveau réseau est déjà installé, par quelqu'un d'autre. Lettro regroupe ces arrivées par canton sur sa page des déménagements.
Deux autres déclencheurs pour un prestataire IT#
Une succursale qui ouvre#
La FOSC publie l'inscription de chaque succursale. Deux sites, c'est un réseau à relier et des accès à partager.
Le registre du commerce a publié en ‹mois› l'inscription de votre succursale de Morges. Deux sites, ce sont deux réseaux à relier, des fichiers à partager et des sauvegardes à organiser pour les deux.
Une fusion#
Les fusions paraissent dans la rubrique SR de la FOSC (fusions, scissions, transformations). Elles sont rares, et chacune ouvre un chantier informatique.
La fusion de ‹raison sociale› SA et de ‹raison sociale› Sàrl a été publiée en ‹mois›. Deux sociétés réunies, ce sont souvent deux messageries, deux serveurs de fichiers et deux façons de travailler à rapprocher.
Ce que vaut un client en infogérance#
Selon les estimations internes de Lettro, l'infogérance d'une PME de cinq postes représente 3 000 à 15 000 CHF par an. L'écart dépend de ce que couvre le contrat : le support seul, ou aussi le matériel, les licences et les sauvegardes.
Pour situer le coût d'acquisition, l'agence américaine First Page Sage estime à 454 dollars le coût moyen pour gagner un client B2B dans l'IT et les services gérés (janvier 2026, hors courrier, salons et e-mailing). Avec les hypothèses que Lettro affiche, réglables et non garanties (2 à 4 % de réponses, un repère américain ; un client pour quatre réponses), 250 lettres à 700 CHF donnent en moyenne 1,25 à 2,5 nouveaux clients, soit 280 à 560 CHF par client gagné (calcul). Les deux chiffres ne se mesurent pas de la même façon : ne les comparez pas au franc près. Faites votre propre calcul avec l'outil coût d'acquisition et valeur d'un client.
Les erreurs qui font passer une lettre IT pour de l'hameçonnage#
Un dirigeant a appris à se méfier des messages qui parlent d'informatique. Votre lettre doit passer ce filtre.
- Un QR code vers une page de connexion ou de téléchargement. C'est exactement le geste que demandent les escrocs. Donnez votre numéro ; si vous ajoutez un lien, qu'il mène à une simple page de présentation.
- Vendre par la peur. Cyberattaques, rançongiciels, chiffres alarmants : le ton ressemble aux messages frauduleux que la direction reçoit déjà.
- Le jargon. MDM, EDR, SLA : écrivez « vos postes », « vos sauvegardes », « votre messagerie ».
- Les logos de partenaires. Une rangée de marques transforme la lettre en prospectus.
- Promettre « zéro panne ». Personne ne le peut. Promettez un délai d'intervention que vous tenez.
- Un expéditeur invérifiable. Votre raison sociale, votre adresse et votre numéro doivent exister et correspondre : un dirigeant prudent vérifie avant d'appeler.
Questions fréquentes#
À qui adresser la lettre dans une PME sans service informatique ?#
À la direction, ou au gérant nommé au registre du commerce. Dans une PME de quelques postes, c'est lui qui choisit le prestataire et signe le contrat.
Peut-on relancer par e-mail après la lettre ?#
Pas en nombre ni de façon automatisée : l'art. 3 al. 1 let. o LCD exige un consentement préalable pour la publicité de masse par télécommunication. Répondre par e-mail à un prospect qui vous a écrit reste possible, tout comme un appel manuel, sauf si son numéro porte l'astérisque de l'annuaire (let. u). Détails : la prospection par e-mail en Suisse.
Que proposer dans la lettre : un audit, une démonstration, un prix ?#
Un état des lieux gratuit, borné dans le temps, avec un compte rendu écrit. Un prix sans avoir vu l'installation ne veut rien dire, et une démonstration d'outil ne parle pas à une direction qui veut simplement que tout fonctionne.
Ce contenu ne constitue pas un avis juridique.
Bien à vous,
Maxime
Maxime Burri · Fondateur de Lettro
J'aide les indépendants et les PME de Suisse à trouver de nouveaux clients par courrier — ciblage, rédaction et envoi compris.
∗ Prix hors TVA.