Akquisebrief für Treuhandbüros: ein Beispiel für die Schweiz

Der Brief: eine GmbH, seit einigen Wochen eingetragen#

Zielgruppe: die GmbH und AG Ihres Kantons, die dieses Quartal eingetragen wurden, ohne «c/o»-Adresse. Der Brief geht namentlich an den Geschäftsführer, so wie ihn das Handelsregister veröffentlicht.

Was jede Passage leistet#

• Der Betreff verspricht eine Information, kein Angebot. «Offerte für Buchhaltungsdienstleistungen» kündigt Werbung an.
• «Sehr geehrter Herr ‹Name›»: An den Geschäftsführer zu schreiben, macht den Brief persönlich. Sein Name ist auch ein Personendatum im Sinne des nDSG: Die Fusszeile sagt, woher die Adresse stammt und wie man ablehnt.
• Die drei Entscheide sind Tatsachen des Schweizer Rechts, überprüfbar. Sie zeigen Ihr Handwerk besser als eine Liste von Leistungen.
• «die Jahrespauschale steht von Anfang an fest»: Behalten Sie diesen Satz nur, wenn das Ihre Praxis ist.
• «Sie erhalten dabei den Fristenkalender»: Das Gespräch ist für sich schon etwas wert, deshalb sagt man leicht zu.

Die Fakten, die der Brief zitieren kann#

Wählen Sie für den Absatz über die Lage einen oder zwei dieser Punkte, nicht alle. Alle stammen aus dem Bundesrecht und sind auf Fedlex nachzulesen.

• MWST: steuerpflichtig ab CHF 100’000 Umsatz (Art. 10 MWSTG). Die Befreiung endet, sobald anzunehmen ist, dass diese Grenze innert zwölf Monaten überschritten wird (Art. 14 Abs. 3); die Anmeldung bei der ESTV erfolgt innert 30 Tagen (Art. 66).
• Jahresrechnung: vollständige Buchführung für eine GmbH oder AG (Art. 957 OR), Geschäftsbericht innert sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres (Art. 958 Abs. 3), ordentliche Versammlung in derselben Frist (Art. 805 OR für die GmbH, Art. 699 OR für die AG).
• Revisionsstelle: Verzicht möglich bis zu 10 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt, mit Zustimmung aller Gesellschafter (Art. 727a OR).
• Erste Löhne: Beiträge an AHV, IV und EO von 10.6 % im Jahr 2026, je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen; Anschluss an die berufliche Vorsorge ab einem Jahreslohn von CHF 22’680 (BVG-Eintrittsschwelle 2025–2026, BSV), ab dem 1. Januar 2027 ab CHF 23’040.

Zwei weitere Auslöser, zwei andere erste Sätze#

Der Rest des Briefs ändert wenig: Nur der Einstieg und der Absatz über die Lage folgen dem Ereignis.

Der Verzicht auf die Revisionsstelle#

Das SHAB veröffentlicht die Verzichte (Opting-out) und die Wechsel der Revisionsstelle. Laut Handelsregister (SHAB), Auswertung Lettro, verzichteten in den letzten zwölf Monaten 998 Deutschschweizer Firmen auf ihre Revisionsstelle. Im Kanton Zürich zählte Lettro in zwölf Monaten 252 solche Verzichte. Lettro fasst sie nach Kanton zusammen, zum Beispiel auf der Seite zur Revisionsstelle im Kanton Zürich.

Der Zuzug aus einem anderen Kanton#

Mit einer Sitzverlegung wechselt die zuständige Steuerverwaltung, nicht die Buchhaltung. Das ist die Gelegenheit, ein Büro in der Nähe des neuen Sitzes anzubieten.

Was ein Mandat wert ist#

Für die Deutschschweiz hat Lettro keine eigene Schätzung der Honorare: Rechnen Sie mit Ihren Zahlen. Die Formel ist einfach: die Stunden pro Jahr für eine GmbH ohne Angestellte, mal Ihr Stundensatz, mal die Jahre, die der Kunde bleibt. Ein Beispiel mit einer Annahme statt einer Marktzahl: Bei CHF 3’500 Honorar pro Jahr ist ein Kunde, der drei Jahre bleibt, CHF 10’500 wert (Berechnung).

Mit den Annahmen, die Lettro zeigt (2 bis 4 % Antworten, ein amerikanischer Richtwert, in der Schweiz nicht geprüft; eine von vier Antworten wird Kunde, ohne Garantie), bringen 100 Briefe für CHF 310∗ im Schnitt 2 bis 4 Antworten und ein halbes bis ein ganzes Mandat, also 100 bis 200 Briefe pro Mandat. Ein einziges Mandat mit CHF 3’500 pro Jahr ist mehr wert als elf Kampagnen à 100 Briefe. Rechnen Sie mit Ihren Tarifen im Rechner für den Kampagnenertrag nach.

Der Einwand, den Sie am häufigsten lesen werden: «Wir haben schon einen Treuhänder»#

Viele GmbH haben ab der Gründung einen, oft denjenigen, der die Eintragung vorbereitet hat. Drei Gegenmittel:

• Filtern Sie die «c/o»-Adressen heraus: Diese Firmen sind oft bei ihrem Treuhänder domiziliert.
• Später schreiben, an Firmen, die zwei bis fünf Jahre alt sind und Zeit hatten, ihren Treuhänder zu beurteilen. Der Einstieg ist dann ein aktuelles Ereignis: ein Umzug, ein Wechsel der Revisionsstelle.
• Die Tür offen lassen im P.S.: «Bewahren Sie diesen Brief für den Tag auf, an dem Sie eine zweite Meinung möchten.»

Die anderen Kanäle und einen Plan für 30 Tage finden Sie in unserem Leitfaden Kunden finden als Treuhänder.

Die typischen Fehler der Treuhänder#

• Die Leistungsliste. Buchhaltung, MWST, Löhne, Steuern, Beratung: Der Leser weiss nicht, wo anfangen. Eine konkrete Frist ist mehr wert.
• Der Stundensatz im Brief. Solange Sie das Dossier nicht kennen, wirkt jede Zahl zu hoch oder unseriös.
• Ein Mandatsvertrag zum Unterschreiben in der Beilage. Ein Formular zum Zurückschicken rückt den Brief in die Nähe dessen, was Art. 3 Abs. 1 Bst. p und q UWG erfassen. Der Vertrag kommt nach dem Gespräch.
• Das Schlechtmachen. «Sie zahlen wahrscheinlich zu viel»: Das wissen Sie nicht, und der Geschäftsführer hat seinen Treuhänder vielleicht aus Freundschaft gewählt.

Häufige Fragen#

Soll man den Geschäftsführer mit Namen anschreiben?#

Wenn möglich ja: Das Handelsregister nennt ihn, und ein Brief an eine Person liest sich besser als einer an «Sehr geehrte Damen und Herren». Sein Name ist ein Personendatum im Sinne des nDSG: Geben Sie die Herkunft der Adresse an, bieten Sie einen einfachen Weg zur Abmeldung und respektieren Sie jede Ablehnung. Ist das Geschlecht nicht sicher, schreiben Sie «Guten Tag ‹Vorname› ‹Name›».

Wann soll der Brief nach der Eintragung kommen?#

So früh wie möglich im ersten Geschäftsjahr: Die Entscheide zur MWST und zur Revisionsstelle fallen früh. Ein Brief, der nach dem ersten Abschluss eintrifft, kommt für diesen Einstieg zu spät.

Wie viele Briefe braucht es für ein Mandat?#

Im Schnitt 100 bis 200, mit den oben gezeigten Annahmen. Es sind Annahmen, kein Versprechen: Massgebend ist Ihre eigene Messung.

Darf man eine Broschüre oder eine Preisliste beilegen?#

Besser nicht. Der Brief hat eine einzige Aufgabe: das Gespräch zu bekommen. Eine Preisliste eröffnet einen Vergleich, bevor Sie das Dossier gesehen haben.

Dieser Inhalt stellt keine Rechtsberatung dar.